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人事保管合同签订流程是什么?

2017-12-13 14:17:59      

  合同的签订在我们生活中经常会遇到,那么人事保管合同的签订流程是什么呢?罗爷法律小编将会为您详细解答,希望对您有所帮助。

  一、人事保管合同的期限

  对于在职员工,劳动合同用人单位应当一直保存。对于已经解除或者终止劳动关系的员工,其劳动合同应当至少再保存二年备查。

  二、人事保管合同签订流程

  (一)、首先要认真审查劳动者的主体资格

  (1)劳动者身份的审查:

  HR人员首先要对劳动者提供的身份证原件及复印件进行审查核对,然后让其在复印件上签字确认。明确“复印件与原件一致,由本人提供。如有虚假,愿意承担一切法律责任”。

  (2)劳动者学历、资格及工作经历的审查:

  用人单位应让劳动者提供学历、资格的原件及复印件,并让其签字确认提供的原始证件是真实的。同时对劳动者提供的工作经历也应让其进行书面确认,明确“若有虚假,愿意承担一切法律责任”。

  (3)审查劳动者与其他用人单位是否还存有劳动关系:

  一个劳动者只能与一个用人单位签订劳动合同,确认一个劳动关系。如果录用了与其他用人单位还存在劳动关系的人员,对原录用单位造成损失的,该用人单位承担连带赔偿责任,且这种赔偿要承担较大的责任(一般法院会判定70%的责任比例)。用人单位一定要劳动者提供与原用人单位解除或终止劳动关系的证明,主要审阅《劳动手册》的有关记载,还包括要求劳动者提供失业等证明。另外用人单位还要注意审查劳动者是否存在竞业限制和竟业禁止的情况。对此,用人单位一定要让劳动者作出书面承诺,并签字确认。

  (4)查验劳动者身体健康证明:

  因可能涉及录用条件和医疗期及职业病的可能,用人单位为了减少风险,可要求劳动者提供县级以上或用人单位规定的医院出具的健康证明。最为妥当的做法是用人单位组织录用员工一起到挂钩的医院进行体检。

  (二)、双方履行告知义务:

  根据《劳动合同法》第八条规定,用人单位应如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬,以及详细解答劳动者要求了解的其他情况。用人单位应当让劳动者签署用人单位设计好的《告知书》,并妥善保存。同时,听取劳动者相对应的告之情况,并做好书面记录,让录用员工签字确认。

  (三)、签署劳动合同:

  劳动合同文本应该提前一天时间交给劳动者看阅。对于双方要协商的情况,有一定的时间进行沟通,达到有效沟通,协商一致的目的。在签署劳动合同时,应当注意必须双方当事人在一起当面签字。一般先让劳动者签字,再用人单位法人或委托人签字,后统一盖章。盖章要做到最后有盖章,每页还有骑缝章。这样确保书面合同签字的真实性和有效性,以防被篡改。最后将两份劳动合同,一份交给劳动者保管,并有劳动者领取的签收凭单;另一份用人单位保存并及时归档。

  劳动合同签订的时间,一般在正式入职报到后的一周时间内完成。已经建立劳动关系的,未同时订立书面劳动合同的,应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。

  到此,劳动合同的签订手续基本告一段落。将进入办理入职手续阶段。

  (四)、办理入职手续:

  入职手续一般包括填写《入职登记表》、提交入职材料、办理报到手续、建立职工名册等。同时在规定的时间内,到所在区县的职业介绍所进行用工登记备案和相关的社会保险的转移。

  工会对录用员工也应实行必要的监督。我国工会法规定,企业行政录用员工时,应当通知基层工会。基层工会如发现录用员工违反法令时,有权于三日内提出异议。这样做可以防止个别单位乱用人员,可维护录用人员的合法权益。规范有序地办理入职手续,可规避用工前的事实劳动关系,避免各种违法违规的情况出现。

  三、人事档案特性

  全面性

  人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料,因此,它能记录员工个人成长、思想发展的历史,能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容,总之,人事档案是员工个人信息的储存库,它概括地反映员工个人全貌。

  现实性

  由于员工仍在工作,其人事档案则成为人事(劳动)部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

  真实性

  这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全,个体材料客观真实,才能为用人部门提供优质服务。

  动态性

  人事档案立卷后,其内容不是一成不变的,随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此,人事档案必须注意做好新材料的收集补充,力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”,这就要求人事档案必须打孔装订,以便随时补充新材料。

  流动性

  人事档案的管理与员工的人事管理相统一,才便于发挥人事档案的作用,如果人、档脱节,保管人事档案而不知当事人已调往何处,即“有档无人”,这样的无头档案,保管得再好也无意义。因此,在工作中必须坚持“档随人走”,在员工调走后的一周以内,必须将其人事档案转往新的管理部门。

  机密性

  人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况,有的从侧面反映了一些重大历史事件,有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等等,因此,人事档案属于党和国家的机密,任何人不得泄露和私自保存人事档案材料,不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

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