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人事部在保管劳动合同的注意事项有哪些?

2017-12-13 11:36:25      

  劳动合同是在进入一家公司工作后必须要签订的法律文件,用以保障自己的合法权益和明确自己的权利和义务。作为人事部门应按照相关规定的要求妥善保管好劳动合同,防止遗失、被盗、毁损等风险,避免由此造成更大的损失。那么人事保管合同的注意事项有哪些?罗爷法律小编为您解答。

  一、人事档案的定义

  人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。

  记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时,都需要使用档案。

  二、人事部门在保管劳动合同方面应注意的事项

  1、如果劳动合同续签是在原合同后续签订的,为了便于取用和续签,建议可以劳动合同单独存放,待完全使用完毕再存入员工档案袋中;如果是一次性使用的,签订完毕后可直接存入员工档案中。

  2、另外劳动合同签订完毕后,交员工一份时,务必要求员工对劳动合同进行签收,并将签收条一并留存。

  3、劳动合同起止时间以及签订次数做好电子台帐,便于对劳动合同进行管理和统计、查阅。有条件的可编一个小程序,进行到期自动提醒等。

  4、劳动合同签订后要及时归档,避免随手放置,最后丢失。给公司带来不必要的用工风险。

  5、保管时要注意账物一致,确保档案及合同的安全,上锁、防潮、防盗等。

  三、企业人事部门签订劳动合同的相关事项

  1、用人单位与劳动者订立劳动合同,应切实遵循平等自愿、协商一致的原则。所谓协商一致,首先是协商。没有协商就不可能有一致。企业向劳动提出拟定的劳动合同草案后,必须给予劳动者一定的时间来考虑,劳动者有权对劳动合同草案的条款进行修改,并提出自己的意见。企业不得把劳动合同订立成“不平等条约”。即不与劳动者协商,不给劳动者协商时间。

  2、企业与劳动者订立劳动合同时,一定要查验终止或解除劳动合同的证明及其他能够证明劳动者与任何用人单位不存在劳动关系的凭证,方可与其签订劳动合同。防止因使用尚未解除劳动合同的劳动者而承担连带赔偿责任。

  3、订立劳动合同时,劳动者一方不得由他人代替。劳动合同必须由建立劳动关系的劳动者本人签订,企业让工会主席、车间主任或其他人代替劳动者签订劳动合同都是违法的,所签订的劳动合同是无效的。

  4、订立劳动合同是,劳动合同书未经劳动者签字不发生法律效力。不少企业的劳动合同书都是企业一方代表签字,而且不发给劳动一份合同书,这种合同也是无效劳动合同。

  5、订立劳动合同时,用人单位不得以任何形式向劳动者收取定金保证金(物)、或抵押金(物)。

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